Оформление командировочных документов, расчет командировочных расходов

Оформление командировочных документов, расчет командировочных расходов

Когда выплачивать аванс — до или после командировки?

Отправляя его в командировку, сотрудник получает денежный аванс на оплату проезда и аренды, а также дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного проживания (суточные).

Окончательные расчеты производятся при возвращении сотрудника из командировки, предварительно подготовив авансовый отчет и перечислив все понесенные расходы. Если аванс, выданный до поездки, не покрывает эти расходы, работнику выплачивается оставшаяся сумма. Но это происходит после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что часто возникают неоправданные с точки зрения коммерческой деятельности расходы. Предположим, сотрудник, находящийся в командировке, пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил квитанцию ​​к отчету о расходах. Администратор может счесть эти расходы необоснованными, поэтому расходы в этом случае не будут возмещены работнику.

Как выдавать командировочные — из кассы организации или перечислять на банковскую карту сотрудника?

В этом случае возможны оба варианта.

Если деньги выдаются кассиром, отмечается, что они были выданы на командировочные расходы. Кроме того, к приказу о движении денежных средств прилагается выписка от сотрудника, в которой он просит выплатить ему деньги. Это требование действует с 2012 года.

При переводе командировочных на личную карту сотрудника в причине выплаты также указывается, что эти деньги предназначены для командировки или суточных, в зависимости от того, как цель командировки сформулирована в путевом листе.

Заполнение командировочного удостоверения

При поступлении денег оформляются все документы, сотруднику выдается проездной, потом в кадровой, бухгалтерии или у секретаря ставят штамп, когда он едет в командировку (указывается дата), где это начало, подпись лица, подтверждающего уход работника с рабочего места.

Дата заполнения графы отправления на обратной стороне проездного документа считается датой отправки работника в пункт назначения. Прибыв на место командировки, он проставляет отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего печать организации.

Бывает, что бизнес-путешественника отправляют в одно место, а для решения каких-то рабочих задач ему приходится ехать в другие организации. В таких случаях на обратной стороне проездного удостоверения необходимо указать все пункты прибытия и убытия сотрудника, чтобы не возникло проблем с обоснованием командировочных расходов.

Заключительный этап заполнения происходит, когда сотрудник возвращается в свою организацию. Делает отметку о прибытии в организацию в отдел кадров, и на этом оборотная сторона путевки считается заполненной. В течение трех рабочих дней после возвращения из командировки сотрудник должен заранее сообщить и представить отчет обо всех понесенных расходах.

Как заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет — это документ, к которому подаются все первичные документы, подтверждающие расходы.

Титульный лист содержит:

  • перегородка
  • дата авансового отчета
  • ФИО сотрудника

На обратной стороне авансового отчета сотрудник указывает:

  • общая сумма обязательств
  • подпись
  • названия первичных документов или названия расходов
  • сумма указанная в документе

После заполнения бухгалтерии авансовый отчет передается в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заполняет обратную сторону внизу отчета о предоплате, в которой указываются следующие данные: кто предоставил отчет о предоплате, номер отчета о предоплате, дату получения отчета о предоплате. Разрывают позвоночник и передают сотруднику в качестве подтверждения того, что он представил этот предварительный отчет.

На что следует обращать внимание в части расходов?

1. Транспорт

При этом следует учитывать, что стоимость проезда общественным транспортом (троллейбус, автобус, трамвай) входит в суточные, поэтому работодатель вправе не возмещать их. Этого не требует закон. Возврат стоимости проезда в метро осуществляется при предъявлении квитанции и билета.

Работодатель обязан возместить расходы на пригородные и поезда дальнего следования. Также возмещаются поездки на микроавтобусе из одного муниципалитета в другой. При этом проезд на маршрутке по городу не возмещается.

2. Найм жилья

До 2012 года действовали ограничения по стоимости жилья. В настоящее время закон никак не ограничивает аренду жилья, все зависит от того, как работник ведет переговоры с работодателем. Если работодатель с внутренними документами разрешает снять жилье в пятизвездочной гостинице, работник может это сделать. Стоимость полной суммы в этом случае будет включена в счет.

3. Представительские расходы

Во время деловой поездки делегация может понести различные дополнительные расходы, например, связанные с расходами в ресторане и т.д. В таких случаях вступает в силу ограничение по расходам на развлечения (не более 4% расходов налогоплательщика на заработную плату за данный отчетный / налоговый период)… Если это ограничение не превышено, все расходы могут быть учтены в расчет налогов (подоходный налог или налог в связи с применением упрощенной системы налогообложения).

Что делать, если расходы превысили разрешенные лимиты? В таких случаях работодатель может возместить работнику все расходы, несмотря на превышение нормы, но может учесть их при расчете налогов только в той части, которая предусмотрена законом, а остальное списать на убытки.

Выплата суточных

Размер суточных

В настоящее время закон позволяет выплачивать суточные, не облагаемые НДФЛ, в пределах 700 рублей в сутки. Но если, например, директор уезжает в командировку, то можно предположить, что 700 рублей в день ему будет мало. Ему может быть выделена крупная сумма, а сумма свыше 700 рублей будет облагаться НДФЛ по ставке 13%.

В случае командировок за границу размер суточных варьируется в зависимости от страны назначения делового путешественника. Это тоже регулируется законом.

Документы, утверждающие размер суточных

Размер суточных утверждается приказом руководителя, в котором можно прописать, для каких категорий работников устанавливается размер суточных. Вы можете установить любые критерии (по отделу, должности, фамилии и т.д.), Которые можно интерпретировать и использовать однозначно при указании суточных в заказе.

Расчет командировочных

Суточные выплачиваются за все дни командировки сотрудника. Командировочные расходы рассчитываются по календарным дням исходя из средней заработной платы.

Пример

Заработная плата сотрудника 20 000 рублей, его отправляют в командировку. Но в прошлом месяце сотрудник получил годовую премию в размере 100 000 рублей. Этот бонус, выплаченный в прошлом месяце, будет учтен при расчете оплаты за путевые дни. Это повлияет на сумму, которая взимается с сотрудника ежедневно. Если бы он в этом месяце работал в организации и не поехал в командировку, то получил бы 20 тысяч рублей. Но поскольку он уехал в командировку, сумма, которую он получит, будет рассчитываться следующим образом:

Ошибки в расчете суточных

Иногда бухгалтер неправильно рассчитывает размер командировочных, и сотрудник начинает выяснять, как ему рассчитывалась средняя зарплата. Бывает, что не учли какие-то выплаты или даже не рассчитали командировку по среднему заработку, а просто начисляли зарплату. Сотрудник имеет право запросить расчет заработной платы исходя из среднего заработка, что значительно увеличит его выплаты в текущем месяце.

Бывают случаи, когда это происходит, и наоборот. Например, в прошлом месяце сотрудник переходил с одной должности на другую, и средняя зарплата была меньше его зарплаты. В этом случае зарплата за время, проведенное в командировке, будет ниже.

Оплата выходных и переработок в командировке

Бывает, что в выходной день сотруднику приходится не только работать в командировке, но и работать сверхурочно. Этого требуют обстоятельства офиса. В этом случае сотруднику необходимо предоставить подтверждение о том, что он действительно перегружен. Подтверждение можно оформить непосредственно в организации, в которой вы работали. Например, факт сверхурочной работы можно подтвердить в отделе кадров. При этом, помимо подтверждения, также важно иметь задание от вашего работодателя, в котором прямо указано, что рабочий день в эти дни длился на два часа дольше. Если работодатель не указал на это прямого указания, он имеет право не платить работнику за это лечение. Бывают случаи, когда недобросовестный сотрудник вступает в сговор с прибывшей организацией и на него оформляют документы, не соответствующие действительности. Любая обработка инициируется работодателем, сам работник не может продлить рабочий день.

То же самое и с работой по выходным. Если сотрудник, находящийся в командировке, уходит на работу в выходные дни, это необходимо согласовать с работодателем, оформить приказ и тогда его работа в выходные дни будет оплачена.

Если работодатель приказывает работнику выйти на работу в выходные или праздничные дни, оплата производится в соответствии с Трудовым кодексом в двойном размере. Но поскольку оплата командированного сотрудника производится исходя из средней заработной платы, возникает вопрос, как ему рассчитать работу в свободный день: в два раза больше или в среднем?

READ  Что такое обеспечительный платеж в договоре аренды в 2021 году

Работа в выходные в командировке оплачивается по двойной ставке, то есть средний доход не рассчитывается, а берется ставка или зарплата, делятся на количество рабочих дней, полученная сумма умножается на 2.

Как списание командировочных расходов с подотчетных лиц учитывается на счетах

Командированному сотруднику может быть выдана корпоративная банковская карта, открытая на его имя — дебетовая или кредитная.

Дт 55 «Специальный счет в банке» Кт 51 — перевод денежных средств с текущего счета на специальный счет.

Если карточный счет открыт в иностранной валюте, перевод осуществляется с валютного счета: Дт 55 Кт 52.

К счету 55 рекомендуется открывать субсчета для расчетов в рублях и для учета в иностранной валюте.

Поскольку средства расходуются на дебетовую карту, движение денег должно быть отражено путем проводки Dt 71 Kt 55 — деньги были использованы (сняты) на командировочные расходы.

При использовании открытой кредитной карты на основании договора банковского займа зачисление денег по кредитной линии на карточный счет отражается следующим образом: Дт 55 Кт 66 (67)

Также, по мере расходования средств кредитной карты, мы делаем бухгалтерскую запись 71 датский датский 55 тенге.

Начисленные банком проценты за пользование кредитными средствами отражаются в статье Дт 91-2 Кт 66 (67)

Оплата суточных

Когда учреждение выплачивает (возвращает) денежные средства деловым путешественникам, они признаются ответственными лицами. Счет 0 208 00 000 «Договоры с ответственными лицами» (п. 212 инструкции № 157н) предназначен для отражения договоров с ними в бухгалтерском учете).

Поскольку использование аналитических счетов для счета 0 208 00 000 тесно связано с использованием соответствующих кодов КОСГУ, когда они отражают командировочные платежи:

  • студенты, спортсмены — аналитический учет 0 208 26 000 (вместо 0 208 96 000).

  • сотрудники (без суточных) с 2019 года должны использовать аналитический счет 0 208 26 000 (вместо счета 0 208 12 000);

Увеличение (уменьшение) дебиторской задолженности (ответственных) командировочных на счете 0 208 26 000 отражается в (государственных) бюджетных учреждениях, которые указывают цифрами с 24 по 26 номер соответствующего кода КОСГУ (п.21 инструкции № 157н). До 2019 года для этого использовались следующие коды КОСГУ:

  • 660 «Уменьшение прочих кредитов».

  • 560 «Увеличение прочей дебиторской задолженности»;

С 2019 года эти коды детализированы (561-569, 661-669) в зависимости от типа контрагента, с которым производятся расчеты (пункты 13.6, 14.6 Положения 209н).

По мнению автора, при отражении договоренностей с бизнес-путешественниками (а также с другими ответственными лицами) бюджетные учреждения (гос) в 2019 году должны использовать коды 567, 667 КОСГУ, которые обозначают расчеты с физическими лицами.

Что касается автономных учреждений, то они указывают нули в 24-26 цифрах номера счета (в частности, счет 0 208 00 000). По крайней мере, это правило существовало до 2019 года и действует до сих пор. При этом стоит отметить, что согласно проекту изменения, подготовленному в инструкции № 183н предполагается, что автономные учреждения также будут вводить соответствующие коды КОСГУ в 24–26-е цифры номера счета, аналогично бюджетным и государственным учреждениям.

Сотрудника бюджетного спортивного учреждения отправили в командировку в Россию на пять дней. На оплату командировочных расходов за счет субсидии на выполнение государственного задания ему выдан аванс в размере 5000 рублей. (в сутки — 500 руб., а на проезд и проживание — 4500 руб.).

Аванс переводился на банковскую карту, открытую учреждением для выдачи наличных и проведения определенных операций. По возвращении из командировки сотруднику оформляется авансовый отчет с приложением проездных документов, подтверждающих период, в котором он находился в командировке в течение пяти дней (суточные — 500 руб.

), а также понесенные командировочные расходы в размере 2 000 руб. Кроме того, к авансовому отчету были приложены документы на размещение в гостинице на сумму 2450 рублей. Неиспользованный остаток авансового платежа в размере 50 рублей, внесенный на кредитную карту через банкомат. Согласно учетной политике учреждения, командировочные расходы включаются в стоимость оказываемых услуг в качестве накладных расходов.

Содержание операции

Плата

Кредит

Сумма, руб.

авансовый платеж за бронирование командировочных расходов переведен на банковскую карту

4 210 03 561*

4 201 11 610

5 000

Аванс, полученный сотрудником через банкомат с использованием банковской карты:

на выплату суточных

4 208 12 567

4 210 03 661*

500

для путешествий и проживания

4 208 26 567

4 210 03 661*

4,500

Учитывались расходы, понесенные работником на основании утвержденного профилактического заключения:

суточные

4 109 70 212

4 208 12 667

500

расходы на проезд и проживание

4 109 70 226

4 208 26 667

4450

Неиспользованный авансовый остаток возвращен на кредитную карту

4 201 23 510

4 208 26 667

50

4 201 11 510

4 201 23 610

* Поскольку финансовые органы участвуют в бюджетном процессе, в соответствии с приказом № 209н для договоров с ними, по мнению автора, следует использовать коды 561, 661 КОСГУ.

Автономное спортивное учреждение внесло денежные средства в размере 17 000 рублей за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, на оплату дорожных расходов (проезд, проживание, питание) спортсменов, выезжающих на соревнования. Все они израсходованы в полном объеме, что подтверждается документами, подтверждающими понесенные расходы.

Содержание операции

Плата

Кредит

Сумма, руб.

Аванс на командировочные расходы выдан фондом

2 208 26 000

2 201 34 000

17 000

Учитываются командировочные расходы, понесенные на основании утвержденного профилактического акта

2 109 60 226

2 208 26 000

17 000

* * *

1) при отправке сотрудников учреждения в командировку договоренности с ними заключаются по счетам:

  • 0 208 26 000 (в части расходов на проезд, проживание и других расходов, понесенных с разрешения работодателя);

  • 0 208 12 000 (в размере суточных);

2) при оплате командировочных расходов (суточные, командировочные расходы, проживание и питание) спортсменов и студентов, направляемых на мероприятия различного типа (соревнования, олимпиады, учебные практики и другие мероприятия), договоры с ними отражаются на счете 0 208 26 000.

Кроме того, принимая во внимание положения пункта 21 инструкции № 157н, пункты 13.6, 14.6 процедуры № 209н, бюджетные (государственные) учреждения при отражении этих расчетов должны использовать следующие коды КОСГУ в цифрах 24а — 26 в номере счета:

  • 667 «Уменьшение прочих кредитов по операциям с физическими лицами».

  • 567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по операциям с физическими лицами»;

Подборка по материалам информационного банка «Account Matching» системы КонсультантПлюс

Трудовые отношения

В случае командировки работнику гарантируется, в частности, возмещение расходов, связанных с командировкой, в том числе дополнительных расходов, связанных с пребыванием вдали от места постоянного проживания (суточные) (статьи 167, 168). ТК РФ п.11 Положения об особенностях направления работников в командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 (далее — Положение)).

Порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (часть 4 статьи 168 гос. ТК РФ п.11 Положения).

При отправке в командировку сотрудник получает денежный аванс на оплату командировочных расходов, в том числе суточных (п.10 Регламента).

В соответствии со статьей 26 Регламента, по возвращении из командировки работник должен в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет о суммах, потраченных в связи с командировкой, включая суточные, и произвести окончательный баланс по расходам денежный аванс, выданный ему перед отъездом в командировку на командировочные расходы.

Бухгалтерия

Командировочные расходы (в том числе суточные) относятся к расходам по обычным видам деятельности (в данном случае они считаются административными расходами) (пп. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Организационные расходы» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина. России от 06.05.1999 N 33н).

Эти расходы признаются с даты выполнения условий, указанных в п.16 ПБУ 10/99, то есть с даты утверждения авансового отчета работника руководителем организации. До утверждения авансового отчета денежные средства, выданные работнику на оплату командировочных расходов, учитываются как зачисления работнику на сумму отчетности (п.16 ПБУ 10/99).

Страховые взносы, начисленные на сумму сверхнормативных суточных (как описано в разделе «Страховые взносы»), признаются расходами по обычным видам деятельности на дату начисления (пп. 5, 16 ПБУ 10/99).

Бухгалтерский учет по рассматриваемым операциям ведется в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н, и показаны ниже в таблице позиций.

Подоходный налог с физических лиц (Personal Income Tax)

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем командировки работника на территорию РФ в налогооблагаемый доход не включаются, в частности, суточные, но не более 700 руб день в деловой поездке.

В этом случае размер суточных, выплачиваемых работнику по коллективному договору, превышает установленную законом норму, которая не облагается подоходным налогом с населения. Таким образом, размер не облагаемых налогом суточных по НДФЛ составляет 2800 руб. (700 руб х 4 сут.).

Налоговый учёт командировочных расходов

Российское налоговое законодательство не относит суммы, полученные работодателем к расходам на командировку, к доходам командированного работника, поэтому эти суммы не включаются в налоговую базу по НДФЛ и страховым взносам (п. 2 ст. 422 ГК РФ). Налоговый кодекс Российской Федерации и пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации).

Эти необлагаемые налогом суммы включают документально подтвержденные командировочные расходы от зарегистрированного офиса компании до места выполнения командировки и обратно, а также все разумные расходы, связанные с этой поездкой (посадочные талоны, услуги аэропорта, плата за провоз багажа).

К необлагаемым налогам суммам также относятся расходы поселения, в которое был направлен работник. Сюда входят гостиничные чеки, чеки для оплаты услуг связи.

Суточные тоже не облагаются налогом, но здесь установлен необлагаемый максимум: 700 руб. В сутки по РФ и 2500 руб. Для командировки за пределы РФ. Это ограничение распространяется как на НДФЛ, так и на страховые взносы (п. 2 ст. 422 Налогового кодекса РФ). Исключением из этого ограничения суточных являются отчисления на социальное страхование «от несчастных случаев» — для них не облагается налогом установленный в организации полный размер суточных (Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03- 11 / 08-13985).

Аналогичным образом осуществляется ежедневное налогообложение НДФЛ при аренде жилого помещения в случае непредставления документов (не более 700 руб. В сутки в РФ и не более 2500 руб. За рубежом). Вся сумма не облагается страховыми взносами.

В составе расходов по исчислению налога на прибыль учитываются фактические командировочные расходы в полном объеме (абзацы 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ), включая суточные. Эти расходы следует отнести к общей стоимости.

Исключение составляет оплата за обслуживание в ресторане, дополнительное обслуживание в номере отеля и т.д. Такие расходы либо не признаются работодателем и оплачиваются за счет личных средств путешественника, либо (по соглашению с работодателем) амортизируются за счет компании, но облагаются подоходным налогом.

Общим основанием для принятия вычета НДС является наличие счета-фактуры. На командировочные расходы можно принять другие документы с выделенной суммой НДС, например ж / д билеты (п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ).

С 01.01.2017 г услуги железнодорожного транспорта по перевозке пассажиров облагаются налогом по ставке НДС 0% (п. 9.3 п. 1 ст. 164 Налогового кодекса РФ), поэтому НДС может быть удержан из платы за использование постельного белья.

Если НДС в билете выделен в размере от платы за пользование постельным бельем и за услуги общественного питания, НДС не подлежит вычету (Письмо Минфина от 06.10.2016 № 03-07 -11 / 58108).). Эта сумма будет отражена в необлагаемых налогом расходах компании.

Видео: подтверждение командировочных расходов

НДФЛ и командировочные расходы

Рассмотрим расходы, облагаемые НДФЛ в виде схемы:

учет подоходного налога с населения на командировочные расходы

Выданы командировочные денежными документами

Командированному сотруднику могут быть выданы дорожные чеки. Дорожный чек — это обязанность эмитента выплатить его владельцу сумму чека. Дорожные чеки хранятся на счете 50-3 «Кассовые документы». В бухгалтерском учете необходимо делать следующие записи:

  • Дт 71 Кт 50-3 — дорожные чеки выдаются.
  • Дт 50-3 Кт 60 (76) — покупка дорожных чеков;

К сожалению, на территории Российской Федерации использование дорожных чеков не очень распространено. Их можно обменять только на деньги, но опять же не во всех финансовых учреждениях. Поэтому этот вид финансового документа удобнее использовать при поездках за границу в командировки. Использование дорожных чеков в качестве платежного средства имеет свои преимущества как в простоте, так и в безопасности их использования.

Организация может приобрести и выдать путешественнику проездные документы. Учет проездных документов ведется аналогично учету денежных чеков на счете 50-3.

Бухгалтерские проводки командировочных расходов

Командировочные расходы при отправке сотрудника в командировку необходимо правильно отражать не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете. Рассмотрим записи учета командировочных расходов, список расходов и типичные ситуации, когда они отражают документы, полученные от сотрудника, прибывшего из командировки.

Особенности схемы учета и оформления командировочных

В соответствии с общей налоговой системой все сопутствующие расходы, связанные с командировкой сотрудника, могут быть отнесены на счет снижения налога на прибыль на основе абзацев. 12 п.1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

В случае СТС «доход за вычетом расходов» командировочные расходы прямо указываются в перечне расходов, указанном в ст. 346.16 Налогового кодекса РФ.

Помимо дорожных расходов, виз, приглашений и проживания в гостинице, работник получает суточные — специальную компенсацию расходов на питание и мелкие личные расходы.

Не следует забывать, что сотрудник в командировках получает среднюю заработную плату, исчисляемую исходя из рабочих дней. День отъезда и день прибытия всегда учитываются как отдельные дни деловой поездки для целей расчета суточных, размер которых устанавливается внутренним постановлением или постановлением организации.

При отправке сотрудника в командировку составляется только специальный приказ, в котором указывается цель командировки: вести переговоры с целью расширения рынка сбыта, заключать контракты, посещать конференции, обучающие семинары и т.д.не требуется.

По возвращении из командировки в течение 3-х дней сотрудник обязан составить профилактический акт и сообщить о понесенных расходах, приложив подтверждающие документы: билеты с посадочными талонами или чеками на бензин, документы транспортной компании при аренде автомобиля, квитанции и квитанции из гостиниц и хостелов.

Чеки из ресторанов и кафе не принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету — предполагается, что расходы на питание компенсируются суммой суточных, но если бизнес хочет потратить эти расходы на бухгалтерский учет, то это нужно делать за счет чистой прибыли компании без отражения этих затрат в налоговом учете.

Командировочные расходы — проводки

Для учета командировочных расходов используется счет 71. Для дебетового счета 71 учитываются все деньги, выданные сотруднику, а для кредита — все понесенные им расходы.

Сотруднику не нужно тратить собственные деньги на организацию командировок. Поэтому ему выдается заранее рассчитанная сумма в виде аванса из кассы либо деньги переводятся на его личный счет пластиковой карты:

  • в безналичной форме на проезд — ст. Д71-К51.
  • оформляется фондом командировочных расходов — проводка Д71-К50;

Если при возвращении из поездки и сдаче авансового отчета у путешественника на руках окажется излишек денег, неиспользованный остаток выплачивается кассиру:

  • неизрасходованные деньги на командировочные, поступившие в кассу — депеша Д50-К71.

Иногда бывает и наоборот: сотрудник тратит в командировке больше запланированной и полученной им суммы. В этом случае излишки выдают наличными или по безналичному расчету:

  • деньги выдавались на командировочные — прописка D71-K50 или D71-K51. Эта транзакция аналогична исходной разноске («Сводка командировочных расходов выпущена»), но добавляет к заявлению о цели платежа, что это «Доплата за отчет о расходах».

Списание командировочных расходов: проводки

На основании подтверждающих документов, полученных сотрудником к авансовому отчету, командировочные расходы амортизируются путем проводки:

  • Д19-К71 — оформление производится, если в их стоимости указан НДС.
  • Д26,20,44-К71 — проездные документы, суточные, проживание без НДС;

Если сотрудник в командировке приобрел на продажу товары, материалы для компании, регистрация производится:

  • нДС отражается на основании полученных счетов (или UPD): D19-K60;
  • учтены командировочные, проводка: D60-K71.
  • работник понес расходы, электромонтаж: Д41.10-К60;

При покупке активов проводки будут следующими:

  • D19-K60 — с НДС,
  • D71-K60: отражены расходы на персонал.
  • D08-K60 — приобретенная операционная система,

Зачастую компании оплачивают проезд к месту командировки и обратно со своего расчетного счета, заказывая авиа и ж / д билеты заранее: для многих это удобнее и удобнее. В этом случае регистрации выглядят следующим образом:

  • Д50.3-К60.76 — билет поступил в кассу компании,
  • D71-K50.3 — билет оформлен бизнес-путешественнику.
  • Д60,76-К51 — стоимость билета оплачена с учетом налога,
  • Д20,26,44-К60,76 — отражается комиссия за оформление билета,
  • Д19-К60.76 — НДС отражен,

После подачи авансового отчета с прикрепленными электронными билетами, посадочными талонами производится регистрация:

  • Д 20,26,44-К71 — стоимость билета отменена.

Пример отражения командировочных расходов

Авансовый отчет сотрудника о командировке

Командировочные расходы в БП включаются в состав расходов по обычным видам деятельности при соблюдении условий статей 5, 16 ПБУ 10/99 и признаются на дату утверждения авансового отчета. До этого момента выданные средства учитываются в составе требований отчитывающегося лица (п.16 ПБУ 10/99).

В НУ командировочные расходы признаются с даты утверждения авансового отчета в составе прочих расходов, связанных с производством и продажей (п. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ п. 5 п. 7 п. 272 Налогового кодекса РФ).

Подробнее о финансировании читайте в отчете

Для разноски авансового отчета сотрудника о командировке создается документ «Авансовый отчет» в разделе «Банк и касса — Кассир — Предварительные отчеты.

В заголовке документа указано:

  • Ответственное лицо: из справочника физических лиц выбирается сотрудник, который несет ответственность за денежные средства, выданные ему в рамках взаимоотношений.

Во вкладке «Аванс» с помощью кнопки «Добавить» выбираются документы для внесения предоплаты.

Подробнее о заполнении вкладки «Достижения

Вкладка «Другое» содержит информацию о командировочных расходах.

Подробнее о заполнении вкладки «Разное

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся командировочные расходы, в частности (п. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ):

  • Суточное или полевое пособие.
  • Другой
  • Выезд сотрудника к месту командировки и возвращение на постоянное место работы.
  • Сдача жилого помещения в аренду, включая расходы работника на оплату дополнительных услуг, предоставляемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, обслуживание в номерах, расходы на использование объектов отдыха и оздоровления).

Чтобы принять расходы на командировку, они должны быть обоснованы и подтверждены правильно оформленными документами (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Узнать больше об основных требованиях к документам, подтверждающим командировку

Для подтверждения поездки к месту деловой поездки и обратно необходимо предъявить бумажный билет и, если билет электронный, маршрутную квитанцию. Для авиаперелета, помимо вышеуказанных документов, на билете или посадочном талоне должна быть отметка о предполетном досмотре (Письма Минфина РФ от 28.05.2018 N 03-07-07 / 36077, г от 09.10.2017 N 03-03-06 / 1/65743, от 06.06.2017 N 03-03-06 / 1/35214).

Услуги по размещению в отеле могут быть подтверждены формой строгой отчетности (BSO) или другим документом, который содержит необходимые данные первичного бухгалтерского документа (PUD). На основании СРФ возможен вычет НДС, который выделен отдельной строкой (п.18 Правил ведения книги покупок, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137).

Данные суточных вводятся на основании локального нормативного акта организации, утверждающего ее размер, или приказа о командировке, копию которого можно приложить к авансовому отчету.

Документы по ежедневным расходам подтверждать не нужно (Письмо Минфина РФ от 11.11.2011 N 03-03-06 / 1/741).

Проводки по документу

Документ генерирует транзакции:

  • Дт 19.04 Кт 71.01 — НДС на командировочные расходы.
  • Дт 26 Кт 71.01 — с учетом расходов на командировку.

Для вычета НДС, предъявленного продавцом билета, необходимо, чтобы НДС в билете был выделен отдельной строкой (Письма Минфина РФ от 26.02.2016 N 03-07-11 / 11033 от 30.01.2015 N 03-07-11 / 3522, от 30.07.2014 N 03-07-11 / 37594).

Для того, чтобы НДС, отраженный в предъявленных контрагентами билетах и ​​счетах-фактурах, был принят в качестве вычета, необходимо в графах:

  • SRF — установите флажки для документов SRF.
  • Детали счета — введите номер и дату счета, данные SRF будут автоматически заполнены в этом столбце из столбца Документ (расход).
  • SF — поставьте галочки.

После регистрации SSO и SF будут созданы автоматически:

  • Счет получен.
  • Счет-фактура (форма строгой отчетности).

Документы можно найти в журнале «Полученные счета-фактуры» в разделе «Закупки» — «Закупки» — «Полученные счета-фактуры.

С какими счетами корреспондирует счет 71

На дебетовом счете 71 он в основном соответствует счетам наличности. Вариантов ссуды намного больше. Для вашего удобства мы собрали все варианты в одну таблицу.

Счет 71 соответствует дебетовому счету. Счет 71 соответствует ссуде от
  • 76 «Соглашения с различными дебиторами и кредиторами»
  • 79 «Фермерские поселения»
  • 50 «Кассир»
  • 55 «Спецсчета в банках»
  • 51 «Текущий счет»
  • 91 «Прочие доходы и расходы»
  • 52 «Валютные счета»
  • 51 «Расчетные счета»
  • 76 «Соглашения с различными дебиторами и кредиторами»
  • 08 «Инвестиции в основной капитал»
  • 44 «Коммерческие расходы»
  • 11 «Животные на откорме и откорме»
  • 97 «Авансовые платежи»
  • 28 «Производственный брак»
  • 94 «Недоработки и потери за повреждение ценностей»
  • 50 «Кассир»
  • 25 «Общепроизводственные затраты»
  • 26 «Накладные расходы»
  • 73 «Выплаты персоналу по прочим операциям»
  • 79 «Фермерские поселения»
  • 29 «Сфера услуг и агрохолдинги»
  • 20 «Основное производство»
  • 07 «Монтажное оборудование»
  • 15 «Закупка и приобретение материальных ценностей»
  • 23 «Вспомогательное производство»
  • 70 «Выплаты персоналу по заработной плате»
  • 10 «Материалы»
  • 99 «Прибыли и убытки»
  • 52 «Валютные счета»
  • 91 «Прочие доходы и расходы»
  • 41 «Продукты»
  • 55 «Спецсчета в банках»
  • 45 «Отгруженный товар»

Отражение в бухгалтерском учете

Счет

Отражение командировочных расходов должно быть отражено в следующих счетах (Education 157n):

  • пособие на использование личного транспорта в командировках — субсчет 0 208 22 00 «Договоры с лицами, ответственными за оплату транспортных услуг»;

  • проживание и проезд — субсчет 0 208 26 000 «Договоры с лицами, ответственными за оплату других работ и услуг».

  • суточные — субсчет 0 208 12 000 «Договоренности с лицами, ответственными за другие несоциальные выплаты персоналу наличными»;

КОСГУ

Счет 0 208 00 000 «Договоры с ответственными лицами» применяется с указанием КОСГУ (п. 21 Инструкции № 157н п. 13.6, Постановление 14.6 Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н)

  • 667 «Уменьшение прочих кредитов по операциям с физическими лицами».

  • 567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по операциям с физическими лицами»;

Для отражения в бухгалтерском учете государственного учреждения применяются следующие подстатьи КОСГУ:

  • 222 («Транспортные услуги») — разрешение на использование личного транспорта;

  • 226 («Прочие работы, услуги») — оплата проезда, аренда жилья, прочие расходы.

  • 212 («Прочие несоциальные выплаты персоналу наличными») — суточные;

КВР

К кодам видов расходов применимо следующее:

  • КВР 134 — для военнослужащих и служащих со специальными званиями;

  • КВР 142 — забалансовые средства.

  • КВР 112 — бюджетные учреждения;

  • КВР 122 — государственные органы (муниципальные;

Проводки

В бухгалтерском учете государственного учреждения используются следующие позиции, указанные в таблице 1.

Таблица 1. Проводки при учете командировочных

Содержание операции

Плата

Кредит

Выдача средств в кассе:

Суточные

0 208 12 567

0 201 34 610

Для использования личного транспорта

0 208 22 567

0 201 34 610

Проезд и аренда жилья

0 208 26 567

0 201 34 610

Перевод средств на зарплатную карту банка

Суточные

0 208 12 567

1 305 04 212

(0 201 11 610)

Для использования личного транспорта

0 208 22 567

1 305 04 222

(0 201 11 610)

Проезд и аренда жилья

0 208 26 567

1 305 04 226

(0 201 11 610)

Расходы по авансовому отчету:

Суточные

0 401 20 112

(0 109 XX 112)

0 208 12 567

Для использования личного транспорта

0 401 20 222

(0 109 XX 222)

0 208 22 567

Отражается в счете на проезд и аренду жилья на основании авансового отчета

0 401 20 226

(0 109 XX 226)

0 208 26 567

Источники

  • https://www.kgka40.ru/pensii/komandirovochnye-rashody-v-2020-godu-provodki-v-buhgalterskom-uchete-otrazhenie-v-smete-poryadok-vydachi-deneg.html
  • https://www.B-Kontur.ru/enquiry/870-71-schet-buhucheta
  • https://kontur.ru/articles/1016
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/517361/
  • https://urist-help.net.ru/vydan-avans-komandirovochnye-raskhody-provodka/
  • https://www.audit-it.ru/articles/account/stuff/a60/1025571.html
  • https://BuhSpravka46.ru/buhgalterskie-provodki/provodki-po-komandirovochnyim-i-predstavitelskim-rashodam.html
  • https://BuhExpert8.ru/1s-buhgalteriya/s-podotchetnym-litsom/avansovyj-otchet-po-komandirovke.html
  • https://ozakone.com/trudovoe-pravo/garantii-i-kompensatsii/komandirovochnyie-rashodyi-provodki.html

[свернуть]