Списание ГСМ без путевых листов

Списание ГСМ без путевых листов

В каких случаях путевой лист не нужен

Бензин и другие горюче-смазочные материалы можно использовать не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за участком. Агрегат работает на бензине. Само собой разумеется, что использование накладной для подтверждения его потребления здесь не имеет смысла. В таких случаях используют техническую документацию агрегата, в которой указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Другой вариант: опытным путем в присутствии комиссии установить количество горюче-смазочных материалов, фактически сожженных за единицу времени. Эти датчики и расчеты заносятся в местный AN, например, «Приборы для измерения производительности газонокосилок». Если вы обрабатываете один и тот же участок, то его площадь известна и можно определить время, необходимое для кошения, расход бензина.

После выполнения работ на основании рабочего наряда или иного подтверждающего документа составляется акт о списании ГСМ. В нем указывается площадь скашиваемой площади, время работы агрегата, наименование и количество потребляемого бензина, его цена и стоимость, включенная в затраты. В акте содержится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, затраты обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.

Организации, не занимающиеся транспортом, но имеющие служебный и промышленный транспорт, могут обходиться без накладных в бухгалтерской работе (Минфин, документ № 03-03-06 / 1/354 от 16.06.11):

  1. При использовании системы ГЛОНАСС или других подобных систем управления. Программа позволяет делать распечатки — отчеты, отражающие все показатели движения машины.
  2. Если маршрут движения не меняется, например, машина предназначена для ежедневной доставки рабочих. Количество поездок, пробег, расход бензина будут постоянными, поэтому может быть применена отмена на основании утвержденных норм расхода топлива. Организация может самостоятельно разработать форму документа, контролирующего поездки и потребление бензина, в течение одного месяца.

Аннулирование ГСМ осуществляется на основании этих документов из справки об аннулировании.

Говоря о которых! Перевозчики могут использовать тахографы, системы ГЛОНАСС, GPS как вспомогательный инструмент для контроля расхода топлива.

Учет путевых листов в бухгалтерии – СИЗ, нормы, инструкции

Все расходы организации или бизнеса для целей бухгалтерского и налогового учета должны быть задокументированы, иначе неучтенные расходы будут считаться серьезным нарушением, и руководство юридического лица может столкнуться с довольно серьезной ответственностью из-за них.

Это касается и стоимости горюче-смазочных материалов, при этом следует отметить, что правильно рассчитанные и составленные они могут быть отнесены к расходным статьям баланса. В результате налоговая база, которая берется за основу для расчета налога на прибыль, может уменьшиться.

Учет движения ГСМ напрямую связан с накладными, а под ГСМ подразумевается:

  • различные присадки и присадки, такие как охлаждающие жидкости и тормоза.
  • различные виды топлива, например дизельное, бензин, газ;
  • масла и жиры;

Конкретный перечень горюче-смазочных материалов, используемых для эксплуатации транспортного средства, зависит от типа и модели. Есть машины, работающие на бензине и дизеле. Кроме того, некоторые автомобили, например автобусы, оснащены газовым оборудованием для экономии денег.

В этом случае газ также относится к горюче-смазочным материалам. Существуют стандарты их отмены, утвержденные Минтрансом России, также они могут быть приняты предприятием самостоятельно. Эти стандарты учитывают некоторые дополнительные параметры, например, сезон и сезон, а также различные поправочные коэффициенты.

Учет этих материалов на предприятии в большинстве случаев осуществляется на основании основного бухгалтерского документа — накладной.

Накладная — это документ, в котором фиксируются место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход горюче-смазочных материалов, наименование перевозимого груза, цель поездки и другая информация, связанная с этим.

Накладная оформляется как на собственный транспорт, так и на аренду. В общем, накладной формы нет. 3, для грузовых автомобилей лист формы № PG-1, при использовании грузовика с повременной формой оплаты, форма № Используется 4-П. Существуют и другие формы накладных.

Правила и порядок

Помимо накладной, для аннулирования ГСМ требуется приказ руководителя юридического лица, в котором утверждаются правила такого аннулирования. Следует отметить, что при использовании личного автомобиля в интересах компании также оформляется накладная на аннулирование ГСМ.

Поступление этих материалов в компанию оформляется кредитной накладной. Сама отмена обычно происходит один раз в месяц лицом, ответственным за это. Такой человек почти всегда бывает бухгалтером, например, бухгалтером по материалам.

Что касается самой процедуры аннулирования, то она заключается в составлении конкретного документа представителями специально созданной комиссии в количестве не менее трех человек.

К нему прилагаются первичные бухгалтерские документы, а именно: счет-фактура, карты заправки, чеки АЗС. Эти документы предназначены для подтверждения фактического объема израсходованных ГСМ.

Расчет аннулирования ГСМ ведется отдельно для каждой марки автомобильного транспорта, при этом обязательно учитывается общий пробег пройденного пути. Итак, вы можете произвести расчет для автомобиля по формуле:

QH = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 * D), где

  • D — процентный поправочный коэффициент.
  • H — базовый расход топлива, определяемый как пробег автомобиля в литрах на 100 километров;
  • S — общий пробег ТС за смену в километрах;

Например, можно взять автомобиль ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ-4026.10, который довольно часто встречается в производстве. Базовый расход топлива составляет 13 литров на 100 километров.

Машина использовалась для продажи готовой продукции зимой. Общий пробег по региону (NRo) составил 104 километра, по городу (HPg) — 128 километров. В итоге за работу в зимний период и за эксплуатацию взыскалась надбавка 10

Рассчитываем норму расхода топлива: HPg = (0,01 * 13 * 128 * (1 + 0,01 * 20%)) = 16,67 литра НРо = (0,01 * 13 * 104 * (1 + 0, 01 * 10)) = 13,53 литра . По данным накладной, за рабочий день было израсходовано 30,2 литра. Если принять такой показатель за средний, то за месяц расход ГСМ на производственные нужды составит:

НРм = НРд * Т, где

HPm — нормативный расход топлива за рабочий день, T — количество рабочих дней в месяце.

Отсюда HPm = 30,2 — 21 = 634,27 литра.

В этом случае при очистке ГСМ можно указать 623,27 литра топлива при пробеге автомобиля в течение месяца. Что касается отмены антифриза, тормозной жидкости и так далее, то они отменяются в соответствии с ранее утвержденными нормативами расхода.

Отдельно стоит упомянуть, что в случае капитального ремонта автомобиля или достижения срока службы 5 лет норма расхода смазочных материалов и топлива может быть увеличена на 20%.

Бывают случаи, когда списание ГСМ производится без участия командира. Это:

  • компенсация понесенных расходов.
  • учет по лимитам;

В первом случае на предприятии должна быть система контроля расхода ГСМ. В этом случае зарезервированные средства распределяются по транспортной единице в месяц на их покупку.

Кроме того, для этого используются топливные карты от АЗС, при этом сумма денег на них не должна превышать установленный тариф. Эта система полезна при использовании транспортных средств на одном и том же ежедневном маршруте.

Здесь устанавливаются ограничения по оплате в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля. Сама отмена ГСМ осуществляется на основании стандартов, установленных предприятием.

Особенности учёта

Прежде чем приступить к списанию ГСМ, юридическое лицо должно определиться с методом учета.

Затем автомобилист сам заправляет горючее напрямую, используя выделенные на это средства. После завершения заправки он обязан сдать авансовый отчет в бухгалтерию.

К нему прилагается чек от заправки. Затем топливо зачисляется на счет 10 «Материалы».

Израсходованные ГСМ отражаются на следующих счетах:

  • 44 «Коммерческие расходы».
  • 20 «Основное производство»;
  • 26 «Общие расходы»;

Непосредственно выбор того или иного аккаунта остается за руководством компании. При этом для налогового учета списание ГСМ осуществляется в соответствии со статьей 254 Налогового кодекса и включается в материальные затраты.

При этом ничто не мешает отнести их к прочим расходам на основании ст. 264 Налогового кодекса РФ. В любом случае стоит заранее определиться с политикой учета и списания ГСМ, так как эти процедуры актуальны и будут периодически повторяться.

READ  Шоколадные медали – вкус детства

Подробная инструкция по очистке ГСМ в 1С представлена ​​ниже.

Законодательная база

При списании ГСМ следует руководствоваться нормами следующих нормативных документов:

  1. Приказ Минтранса России № АМ-23-р, на которой введены рекомендации по нормированию стоимости ГСМ.
  2. Приказ Минфина РФ от 29.07.2012 г. 162н, которым утвержден План счетов бухгалтерского учета в бюджетных организациях, а также даны пояснения к применению плана.
  3. Статья 252 Налогового кодекса РФ, в которой указано, что компания вправе учитывать в налогообложении затраты на ГСМ, если они являются производственной необходимостью и документально подтверждены.
  4. Статья 264 Налогового кодекса РФ, согласно которой стоимость горюче-смазочных материалов может учитываться при исчислении налога на прибыль.
  5. Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому определяются необходимые документы для списания ГСМ.
  6. Прочие правила

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если с списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: какие расходы нужно учитывать на ГСМ? Здесь есть 2 варианта: материальные или другие расходы. Второй суб. 5 п.1 ст. 254 НК РФ горюче-смазочные материалы включаются в состав затрат на материалы при их использовании для технологических нужд. Прочие расходы на горюче-смазочные материалы включаются, если они используются для обслуживания служебного транспорта (п. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

ВАЖНЫЙ! Если основной бизнес организации связан с перевозкой грузов или людей, ГСМ — материальные затраты. Если автомобили используются в качестве служебных, горюче-смазочные материалы относятся к прочим расходам.

Второй вопрос: нужно ли нормализовать списание затрат на ГСМ в разрезе налогового учета? Ответ можно найти, связав детали накладной и законодательные нормы:

  1. На подводной лодке рассчитывается фактическое использование горюче-смазочных материалов. Налоговый кодекс РФ не содержит прямых указаний на то, что стоимость горюче-смазочных материалов должна приниматься в налоговом учете только в соответствии с действующими правилами.
  2. PL содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако топливо и смазочные материалы можно рассчитать с помощью номера заказа. АМ-23-р, в пункте 3 которого указано, что установленные им правила предназначены, в том числе, для исчисления налогов. Минфин России в письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07 / 19283, от 06.03.2013 № 03-03-06 / 1/20097) подтверждает, что Постановление № АМ-23-р можно использовать для обоснования затрат и определения стоимости ГСМ в налоговом учете по ставкам, умноженным на пробег.

ВАЖНЫЙ! В налоговом учете горюче-смазочные материалы могут быть взяты как по фактическому использованию, так и по количеству, рассчитанному в соответствии с нормативными актами.

На практике возможна ситуация, когда организация использует автомобили, для которых нормы расхода топлива не утверждены приказом № АМ-23-р. Но в пункте 6 этого документа есть пояснение, что организация или индивидуальный предприниматель может индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые стандарты.

Позиция Минфина России (см., Например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06 / 4/61) такова, что до разработки норм отмены ГСМ в организации научным, юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем можно руководствоваться технической документацией.

В самом налоговом кодексе РФ нет объяснения, как действовать в такой ситуации. В случаях, когда организация самостоятельно установила правила списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете размер сверхнормативного расхода топлива, налоговая инспекция может не признать его расходом. В результате возможна дальнейшая оценка налога на прибыль. При этом суд мог поддержать позицию инспекции (см., Например, Постановление АС Северо-Кавказского округа от 25 сентября 2015 г по делу № А53-24671 / 2014).

О размере штрафов за отсутствие накладной читайте в этой статье.

Путевые листы – основание для списания ГСМ.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит регистрации первичным бухгалтерским документом. Первичные документы служат основанием для принятия к бухгалтерскому учету факта хозяйственной жизни.

Основным основным документом для целей учета работы служебного транспорта и списания ГСМ является накладная. Накладные принимаются к оформлению, правильно оформляются.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения накладных утверждены Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. 152 (далее — приказ № 152). Согласно этому документу, следующие обязательные реквизиты накладной:

Требуется реквизит

Пояснения

Название и номер накладной

Название отражает тип транспортного средства, на которое оформляется накладная (накладная автомобиля, накладная грузового автомобиля и т.д.). Номер накладной указывается в заголовке в хронологическом порядке в соответствии с системой нумерации, принятой владельцем транспортного средства

Информация о сроке действия накладной

Эта информация включает дату (день, месяц, год), в течение которой может использоваться накладная, и, если накладная выписана более чем на один день, даты начала и окончания (день, месяц, год), период, в течение которого накладная может использоваться использоваться

Информация о собственнике (владельце) транспортного средства

Сообщается наименование, организационно-правовая форма, место нахождения, номер телефона, регистрационный номер основного государства юридического лица

Детали автомобиля

Как указывается эта информация:

— тип транспортного средства (легковой, грузовой, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а если грузовой автомобиль используется с прицепом легкового автомобиля, легковым полуприцепом — модель легкового прицепа, легковой полуприцеп;

— государственный регистрационный знак транспортного средства;

— показания одометра (весь пройденный километр) при выезде автомобилей из гаража (депо) и въезде в гараж (депо);

— дата (день, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с постоянного места стоянки и прибытия на стоянку;

— дата (день, месяц, год) и время (часы, минуты) предполетного осмотра технического состояния транспортного средства (если обязанность по его проведению предусмотрена законодательством Российской Федерации)

Информация о драйвере

Отображается полное имя водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) медицинского осмотра водителя перед поездкой и после поездки

Помимо перечисленных реквизитов, в накладную разрешается вносить дополнительные реквизиты с учетом особенностей осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.

В настоящее время не существует единых форм обязательных накладных для использования государственными (муниципальными) учреждениями. Исходя из этого, для определения количества израсходованного топлива и списываемых смазочных материалов данные учреждения имеют право:

  • использовать формы накладных, разработанные самостоятельно, при условии включения в них обязательных реквизитов, предусмотренных приказом № 152 (Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06 / 2/161 «Об использовании самостоятельно разработанных форм накладных»). Кроме того, рекомендуется, чтобы учреждения консолидировали использование таких модулей в учетной политике.

  • использовать бланки накладных (далее е — Постановление № 78) (Письмо Минфина РФ от 03.10.2012 № 02-06-10 / 4066);

На каждое транспортное средство юридического лица оформляется накладная. Выдача накладных подлежит записи в соответствующем журнале. Офицер, ответственный за оформление накладных, обязан выдать «ваучер» перед тем, как выдать его водителю и зафиксировать выданный документ в газете.

Все изменения (исправления), вносимые в накладную, подтверждаются подписью водителя и лица, ответственного за оформление накладных.

Безвозмездное пользование автомобилем

Организация может заключить договор на бесплатное пользование автомобилем (ссуду), по которому заемщик обязан содержать полученную в безвозмездное пользование вещь в хорошем состоянии, в том числе проводить текущий и важный ремонт, а также все затраты на ее техническое обслуживание, если иное не предусмотрено договором.

Расходы предприятия на содержание и эксплуатацию автомобиля, полученного в пользование, уменьшают налогооблагаемую прибыль в общеустановленной форме, если в договоре предусмотрено, что такие расходы несет заемщик.

Организация может заключить договор на бесплатное пользование автомобилем
Источник фото: exkavator.ru Организация может заключить договор на бесплатное пользование авто

Отдельные правила применяются к договору аренды по договорам ссуды в пользование (финансирование). Расходы на ГСМ учитываются так же, как и на аренду автомобиля, так как организация им управляет.

Передача права собственности во временное пользование по кредитному договору — для целей налогообложения не более чем бесплатная услуга. Стоимость такой услуги включается заемщиком во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 Налогового кодекса РФ). Эту стоимость необходимо определять самостоятельно, исходя из данных о рыночной стоимости аренды аналогичного автомобиля.

Как обосновывается расход топлива

Для определения рассматриваемого расхода топлива вам потребуются:

  • документ, подтверждающий объем выполненных автоматических работ;
  • правила отмены горюче-смазочных материалов, допущенных к использованию при выполнении данных работ.

Определение ставок отмены имеет как минимум две цели:

  • подтверждение количества топлива, включенного в принятые расходы для целей налогообложения;
  • контроль расхода топлива.

Нормы расхода могут быть разработаны самостоятельно или соответствовать утвержденному приказу Минтранса России от 14 марта 2008 г. АМ-23-р. Но в любом случае их выбор для применения должен быть утвержден приказом руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Стандарты устанавливаются с учетом особенностей функций, выполняемых каждым видом транспорта (легковым, автобусным, грузовым, самосвальным, специализированным), и каждый из этих типов имеет свою формулу расчета и может применяться свой набор поправочных коэффициентов. для увеличения скорости отмены.

Расчет амортизируемого количества топлива производится отдельно для каждой единицы автомобиля. Данные этого расчета сведены в единую таблицу. Чтобы иметь возможность рассчитать общую сумму амортизации горюче-смазочных материалов определенного типа, собирается информация о транспорте, работающем на нем.

Нюансы и проблемы

Отказ от использования накладных для подтверждения стоимости горюче-смазочных материалов неоднозначно воспринимается регулирующими органами и судьями. Письмо Министерства финансов № 03-03-06 / 1/354 допускает такую ​​возможность, оговаривает, что документы должны быть составлены в соответствии с законодательством Российской Федерации. Минфин не устанавливает порядок регистрации первичного источника потребления ГСМ. Обязательные реквизиты документов содержатся в ФЗ-402 «Бухгалтерия». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (п.4 ПБУ1 / 2008), может быть использован для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты списания ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных единиц, работающих на бензине, являются достаточным основанием для аннулирования, если они правильно составлены и утверждены организацией в качестве рабочих.

По поводу транспорта мнения судей расходятся. Таким образом, ФАС ЗСО в своем постановлении нет. F04-2219 / 11 в случае № A27-10300 / 2010 от 17.05.11, заключает, что накладные для подтверждения расходов по-прежнему необходимы, поскольку эти документы подтверждают использование автомобиля в производственных целях.

В то же время ФАС СЗО в своем постановлении No. F07-2241 / 12 в случае № A42-3168 / 2011 от 12.04.12 гласит: накладная — не единственный документ, подтверждающий экономическую обоснованность стоимости ГСМ. Данную позицию поддерживает постановление 9-й ААС п. 09AP-12355/12 от 09.06.12. Организации, основная деятельность которых не связана с транспортом, могут осуществлять свою работу без накладных, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.

Организация, которая не использует накладные, может столкнуться с необходимостью доказать свою правоту регулирующим и судебным органам, особенно в отношении включения затрат на топливо в расчет налога на прибыль.

Как признать расходы на ГСМ в налоговых целях ?

Расчет затрат

Расчет стоимости израсходованного бензина без накладной, как указано выше, может производиться на основании расхода (на основании данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо на основании нормы расхода, если маршрут автомобиля постоянный или используется агрегат, заполненный горюче-смазочными материалами. Показатели расхода топлива часто оцениваются исходя из средней стоимости единицы топлива. Он рассчитывается как сумма двух показателей затрат: остаток топлива и ежемесячный доход, деленный на сумму остатка и поступление того же топлива в литрах.

Пример: ООО «Рассвет» по БУ имеет на балансе бензин определенной марки 25 литров по цене 41 рубль. Прибытие текущего месяца было 120 литров по цене 39 руб.

Стоимость единицы бензина составляет:

  • 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
  • 25 * 41 = 1025,00 руб
  • 120 * 39 = 4680,00 руб
  • 25 + 120 = 145 литров.
  • 5705/145 = 39,34 руб.

Путем умножения стоимости единицы на расход топлива, фактически определяемый системой управления, получают затраты.

Расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов также несложны, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим, например, учет ГСМ без путевок по стандартам, если это постоянные маршруты. В этом случае правила и формулы расчета, принятые Минтрансом, могут быть использованы в качестве рекомендации (документ AM-23-R от 14.03.08.

Пусть перевозка будет осуществляться условно автобусом, базовая норма расхода бензина по которой составляет 15,2 литра на 100 км. Автомобиль, едущий по тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км. Применяем формулу на странице 2 п.8 постановления Минтранса АМ-23-Р: Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D) + Hot * T.

Помимо нормы расхода на 100 км (Hs) и пробега (S), в формуле учитывается работа автономного отопителя (Hfrom — показатель расхода топлива в час, T-время его работы) и поправка Фактор D, как правило, в виде дополнительного расхода топлива в зимний период. Рекомендуемые показатели, относящиеся к зимнему расписанию, содержатся в приложениях к документу Минтранса. Они не применяются в приведенном выше расчете. Qn = 0,01 * 15,2 * 50 * (1 + 0,01) = 0,01 * 15,2 * 50 * 1,01 = 0,01 * 760 * 1,01 = 7,6 * 1, 01 = 7,68 л.

Оцениваем затраченное топливо по средней стоимости и включаем в затраты: 7,68 * 39,34 = 302,13 руб. Автобус перевозит рабочих основного производства, проводка: Дт 20 Кт 10/3 (субсчет «Топливо») 302,13 руб.

Вы можете разработать собственные нормы расхода топлива по результатам контрольных замеров членами созданной для этого комиссии и применять их в расчетах.

Как учесть влияние зимних условий при расчете нормативного расхода топлива ?

Приказ на списание

Распоряжение на аннулирование ГСМ оформляется с учетом методологии аннулирования, принятой организацией. Если вы решили отказаться от накладных, документ должен в первую очередь отразить этот факт. Вот пример заказа, отражающего использование технических средств для управления работой автомобиля, о которых говорилось выше.

ООО «Рассвет»

ЗАКАЗ № 5

г. Москва

1 июня 2019 г

Об определении порядка расчета объема расхода ГСМ

ПОРЯДОК:
1. С 01.06.2019 рассчитать объем расхода ГСМ по фактическим показателям, используя технические средства, указанные в приложении к заказу.
2. В случае технических поломок и поломок расчет должен производиться по правилам в соответствии с приказом Минтранса России от 14 марта 2008 г. АМ-23-р с учетом изменений, действующих на момент использования документа.
3. Инженерная служба по своевременному мониторингу и ремонту устройств технического контроля.
4. Заменитель, отвечающий за экономическую часть, обеспечивает контроль за использованием ГСМ в соответствии с регламентом в случае отказов и отказов технических средств контроля.

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М.П

Сознавая порядок:

главный инженер А.А. Мартынов
заместитель директора по хозяйству Кривицкий О.И.
главный бухгалтер Михалкова Т.В.

Файл
Загрузите образец заказа на отмену ГСМ без накладных .doc

Списание топлива в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Из таблицы видно, что списание ГСМ в 1С происходит одинаково: независимо от того, учтены ли ГСМ по топливным картам в 1с 8.3, или по талонам или еще как-то. А вот покупка и учет самого бензина на складах (централизованный склад или в автоцистернах) разные.

Поступление ГСМ

Поставка ГСМ может быть:

  • через ответственные стороны (за наличные, на платежные карты компании, топливные карты, выписки со счетов или купоны);
  • централизованный (по купонам, при переходе права собственности на топливо при предоплате или покупке в резервуарах компании).

При закупке ГСМ через ответственных лиц в 1С используется документ «Авансовый отчет», раздел «Банк и касса — Авансовые отчеты.

Если топливо закупается на основании выписок, купонов и топливных карт, организация получает накладную и счет-фактуру. Таким образом, НДС, взимаемый поставщиком, может быть вычтен. Подготовка документа Авансовый отчет выглядит так:

Если топливо приобретается за наличный расчет или с помощью платежных карт, поставщик не представляет никаких документов, кроме чека, поэтому НДС не может быть удержан. Подготовка документа Авансовый отчет выглядит так:

Списание НДС по расходам, не учитываемым в НУ, автоматически осуществляется в 1С, если:

  • НДС выделен, столбец НДС заполнен;
  • нет счета, реквизиты счета не заполняются.

При централизованной закупке ГСМ в 1С используется документ Квитанция (акт, счет-фактура), вид операции Товар (счет-фактура), раздел Закупки — Квитанция (акты, счета-фактуры). Счет выставляется и НДС принимается к вычету в общем порядке.

Учет топлива

Дальнейший учет бензина в автоцистернах и его списание в 1С 8.3 осуществляется:

  • с учетом количества израсходованного топлива вне программы согласно накладной;
  • перемещение с общего склада (ГСМ в цистернах или ГСМ в цистернах СТО) на склад с наименованием автомобиля (Авто склад) с документом Погрузочно-разгрузочные работы, раздел Склад — Погрузочно-разгрузочные работы — если такое перемещение Это необходимо;
  • отмена горюче-смазочных материалов.

См. Также Как посмотреть остатки на складе в 1С?

Как списать топливо в 1С 8.3

Списание ГСМ даже по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью документа Требование-накладная, раздел Склад — Требования-накладные.

Указывать:

  • Склад — наименование склада учета ГСМ.

Вкладка «Материалы:

  • Номенклатура — марка топлива из справочника Номенклатура: Материалы;
  • Количество: Количество топлива указанной марки учтено на счете 10.03 «Топливо.

Вкладка «Счет затрат:

  • Разделение затрат: подразделение организации, в которой зарегистрирован автомобиль и для нужд которого он используется;
  • Счет расходов — счет расходов, на который начисляются ГСМ;
  • Статьи затрат — Списание материалов (с установленным типом потребления организационной единицы).

Основной документ, подтверждающий объем списания

Чаще всего для обоснования объема проделанной работы такой документ используется как накладная, оформляемая на каждую автомобильную единицу. Как правило, автотранспортные компании выдают его ежедневно.

Подпишитесь на рассылку новостей Я принимаю условия обработки персональных данных Подпишитесь на Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram

Существует несколько типовых форм накладной, утвержденных Госкомстатом РФ (Постановление № 78 от 28 ноября 1997 г.), которые также различаются в зависимости от типа автомобиля (легковой, грузовой, спецавтомобиль, автобус.). Порядок составления и обязательные реквизиты накладных утвержден приказом Минтранса от 18 сентября 2008 г. 152. Но допускается самостоятельная разработка бланков таких документов и оформление накладной сразу на несколько дней или даже на месяц (письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07 / 51). Бланк накладной собственного производства должен обязательно содержать реквизиты, утвержденные приказом Минтранса п. 152. Это положение недавно было обновлено. Подробнее об изменениях мы говорили здесь.

С точки зрения приложения для подтверждения объема уничтоженных горюче-смазочных материалов все варианты накладных имеют несколько общих черт. Каждый из них:

  • содержит указание типа используемого топлива;
  • оформляется под конкретный автомобиль;
  • описывает задачу, которую он выполняет;
  • отражает остатки топлива на выходе и возврате, а также объем залитого в цистерну топлива за время действия накладной;
  • указывает фактический объем выполненных работ с разбивкой по характеристикам (пробег без груза, с грузом, с работающим оборудованием, наработка спецтехники на стоянке, вес груза, количество ходов, количество и масса прицепов).

Всех этих данных достаточно для расчета количества топлива, необходимого для выполнения этих работ с использованием утвержденных норм расхода, а также для сравнения расчетных данных с фактически израсходованным количеством топлива. Поэтому именно этот документ финансовый отдел считает наиболее подходящим для обоснования выходящего из учета объема ГСМ и указывает, что его отсутствие приводит к появлению лица, пользующегося официальным транспортным средством, без накладной, облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

можно ли оформить накладные на несколько дней? Могу ли я самостоятельно разработать форму накладной? Как оформить накладную, если сотрудники используют автомобиль в служебных целях? Справочник КонсультантПлюс объяснит вам все о порядке составления накладных в различных ситуациях. Получите бесплатный пробный доступ к системе, чтобы получить рекомендации экспертов.

Специальные предложения Аюдар Инфо

Специальные предложения Ayudar Info
Специальные предложения Ayudar Info

  • Рекламодателям
  • Об издательстве
  • Подписчики
  • Контакты
  • Партнер

Пример №1: об отсутствии определенных данных в ПЛ

Для читателя может быть интересным одно из решений ФАС СЗО, вынесенное в пользу компании. Дело в следующем.

В налоговой инспекции уточнили, что в подлодке и в отчетах о расходе ГСМ, которые компания составляла ежемесячно, отсутствуют данные о маршруте движения служебных автомобилей, а также о количестве рейсов и номерах лицензий. Ничего не сказано о сроках выезда и возврата машины в гараж, данных спидометра, остатка бензина и его суточного расхода.

В обоснование затрат компания представила следующие документы: инструкции по эксплуатации служебных автомобилей, приказы о порядке их использования, выписки по счетам талонов на бензин, бухгалтерские записи, подводные лодки. Рассмотрев материалы дела и представленные доказательства, суд постановил, что любые доказательства, в том числе косвенные, принимаются для определения базы налога на прибыль. Информация, содержащаяся в абонентской строке (в частности, пробег автомобиля, расход бензина, его остатки в баке), вместе с другими документами подтверждают экономическую целесообразность расходов.

Компенсация директору за пользование личным автомобилем

Как составить акт на списание ГСМ

При составлении акта отмены ГСМ следует руководствоваться требованиями к оформлению таких документов. Например, этот документ должен содержать следующие сведения:

  • информация о водителе (ФИО);
  • фирменное наименование или полное наименование индивидуального предпринимателя;
  • дата составления документа;
  • члены комиссии (указаны их ФИО и должности);
  • расход ГСМ (указан нормированный и фактический).
  • наименование механизма, его инвентарный и госномер;
  • вид выполняемой работы;

Документ подписывается руководителями, а также членами комиссии, также указывается расшифровка их подписей. Кроме того, в акте должны быть указаны те документы, которые рассмотрела комиссия и на основании которых списано ГСМ. Обычно для подтверждения расхода топлива используется накладная, но это не всегда так.

Правила, применяемые при учете ГСМ

Для целей всех видов бухгалтерского учета (инвентарный, бухгалтерский, налоговый, управленческий) горюче-смазочные материалы (горюче-смазочные материалы) являются обычными товарно-материальными запасами, которые подчиняются общепринятым правилам. То есть, при покупке они должны быть капитализированы, а после израсходования — списаны. Но объем капитализации и списания должен подтверждаться документами, то есть быть обоснованным.

Особенностью приобретения ГСМ является то, что на самом деле они редко попадают на территорию лица, использующего их, так как очень часто заправка автотранспорта осуществляется на специализированных СТО, расположенных за пределами этой территории, и топливо сразу отпускается на использовать. Но это не означает, что весь объем, закупленный за определенный период, будет использован и может быть учтен как расход. Это связано с тем, что на момент заправки, как правило, в баке автомобиля остается некоторое количество неиспользованного топлива, а по окончании периода, за который необходимо определить расход, там тоже есть некоторое количество неиспользованного топлива.

Читайте также: Ошибки в первичных документах, которые могут вызвать проблемы с налоговой

Следовательно, необходимо рассчитать объем горюче-смазочных материалов, использованных данным транспортным средством в течение периода. Его следует определять, принимая во внимание количество топлива, оставшееся в баке в начале этого периода, залитое в течение этого периода, количество топлива и остаток в баке в конце периода.

Количество залитого в бак ГСМ на АЗС подтверждается документами на его закупку, а также служат основанием для отправки ГСМ на склад. Эти документы:

  • Акт об объеме и стоимости выданного топлива, отчет о проведенных с ним операциях, если покупка осуществляется с использованием топливной карты. В конце месяца эти документы вместе со счетом-фактурой выдает поставщик, у которого были приобретены топливные карты.
  • Кассовый чек при оплате наличными. Они прилагаются к отчету о расходах водителя, купившего топливо.

Сама проводка осуществляется в обычном порядке с оформлением квитанции, которая может иметь форму М-4, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. 71а.



Источники

  • https://exkavator.ru/articles/user/~id%3D6552
  • https://markirovkado.ru/kak-pravilno-spisat-gsm-bez-putevyh-listov.html
  • https://assistentus.ru/buhuchet/kak-proizvoditsya-spisanie-gsm-bez-putevyh-listov/
  • https://online-buhuchet.ru/kak-spisat-benzin-bez-putevogo-lista/
  • https://BusinessMan.ru/kak-spisat-benzin-na-lichnyiy-avtomobil-direktora-arenda-lichnogo-avtomobilya-direktora-ispolzovanie-direktorom-lichnogo-avtomobilya-v-slujebnyih-tselyah-spisanie-benzina-na-predpriyatii.html
  • https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/poryadok_ucheta_i_spisaniya_gsm_po_putevym_listam/
  • https://AstClub.ru/buhgalteriya/spisanie-topliva-bez-putevyh-listov.html
  • https://nsovetnik.ru/nalog-na-pribyl/kak-spisyvat-gsm-bez-putevyh-listov/
  • https://www.audar-press.ru/spisanie-gsm-uchet-gsm-normy-rashoda
  • https://BuhExpert8.ru/obuchenie-1s/1s-buhgalteriya-8-3/spisanie-gsm-v-1s-8-3-poshagovaya-instruktsiya.html
  • https://www.audit-it.ru/articles/account/assets/a11/965178.html

[свернуть]